Sie möchten auf einer Messe ausstellen? So bereiten Sie sich vor!

Früher oder später kommt im Leben jedes Unternehmens der Moment, in dem es aus seiner Komfortzone ausbrechen, neue Wege gehen und seine Produkte auf einer Fachmesse präsentieren muss. Ganz gleich, ob Sie Weinkapseln herstellen oder die nächste große mobile App entwickeln – die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass es eine passende Messe für Sie gibt, auf der sich zahlreiche Gleichgesinnte und Branchenexperten treffen. Die Vorteile sind vielfältig: zahlreiche Möglichkeiten, potenzielle Kunden zu erreichen, Geschäftsabschlüsse direkt im Messezentrum, wertvolle Einblicke von Unternehmen aus Ihrer Branche sowie die Präsentation Ihrer Produkte und Dienstleistungen vor einem größeren Publikum. Die Teilnahme als Aussteller auf einer Messe liegt daher auf der Hand, kann aber gerade für Erstaussteller durchaus einschüchternd sein. Dank unserer langjährigen Erfahrung im Messegeschäft können wir Ihnen einige Tipps geben, wie Sie sich richtig auf eine Messe vorbereiten, damit alles reibungslos abläuft.

Bewerben Sie Ihre Messeteilnahme frühzeitig

Sie haben den ersten und wichtigsten Schritt getan – Sie haben sich offiziell als Aussteller für eine Messe angemeldet! In der Regel geschieht dies etwa ein Jahr bis 7–8 Monate vor Beginn der Messe. Man könnte leicht denken, dass es viel zu früh ist, um mit der Werbung zu beginnen. Schließlich haben Kunden ein kurzes Gedächtnis und niemand wird sich an eine Veranstaltung erinnern, die erst im nächsten Jahr stattfindet, oder? Nun, ganz so einfach ist es nicht. Zwar planen Privatkunden normalerweise nicht so weit im Voraus, doch Geschäftskunden organisieren ihren Messebesuch ungefähr zur gleichen Zeit wie Sie. Sie kaufen ihre Eintrittskarten und buchen ihre Unterkünfte meist so früh wie möglich. Wenn Sie Ihre Teilnahme frühzeitig bewerben, bringen Sie Ihr Unternehmen bereits bei potenziellen Geschäftspartnern und Kunden ins Gedächtnis.

Idealerweise sollten Sie mehr als eine Marketingkampagne durchführen (einschließlich Social Media, E-Mail-Marketing usw.). Die erste sollte, wie bereits erwähnt, unmittelbar nach der Bestätigung Ihrer Teilnahme starten. Die zweite sollte etwa 2–3 Monate vor der Messe stattfinden, um potenzielle Kunden und Geschäftspartner an die Veranstaltung zu erinnern und kurzfristige Buchungen zu fördern. Die letzte Kampagne sollte einige Tage vor der Messe erfolgen. Dabei geht es weniger darum, völlig neues Interesse zu wecken, sondern vielmehr darum, diejenigen, die Sie mit den vorherigen Kampagnen erreicht haben, daran zu erinnern, dass Sie tatsächlich vor Ort sein werden.

Budget, Budget, Budget!

Großartig, Ihre Werbekampagne läuft! Jetzt ist es an der Zeit, Standmaterialien zu bestellen, das halbe Unternehmen mitzubringen und vielleicht ein paar Dutzend Produkte einzupacken – nur für den Fall … Und schon haben Sie sich finanziell übernommen, bevor Sie überhaupt losgefahren sind. Das Allerwichtigste, bevor Sie überhaupt Geld ausgeben, ist daher die Festlegung eines realistischen Budgets für Ihre Messeteilnahme.

Dieses Budget muss alle Kosten berücksichtigen – Materialien, Reisen (sowohl Flugkosten als auch öffentliche Verkehrsmittel oder Mietwagen vor Ort), Unterkunft, Verpflegung für Ihre Mitarbeiter, bezahlte Werbung usw. Es ist schwierig, die genauen Kosten einer Messe vorherzusagen, denn natürlich ist eine Ausstellung in derselben Stadt, in der sich Ihr Büro befindet, wesentlich günstiger als eine Reise in eine ausländische Stadt. Recherchieren Sie daher gründlich und versuchen Sie, das tatsächlich benötigte Budget möglichst genau zu bestimmen.

Falls das Budget zu hoch ausfällt, sollten Sie überlegen, ob sich Einsparungen tatsächlich lohnen. Müssen Sie bei Ihrem Messestand oder bei Veranstaltungen Abstriche machen? Und falls ja, reichen die weniger beeindruckenden Optionen aus, um Interesse zu wecken und die Kosten für die gesamte Messeteilnahme zu rechtfertigen? Gibt es eine günstigere Veranstaltung mit einem ähnlichen Schwerpunkt, die Sie besuchen könnten? Wäre eine Teilnahme daran für Ihr Unternehmen sinnvoll? Manchmal ist die beste Entscheidung, überhaupt nicht an einer Messe teilzunehmen und stattdessen in andere Marketingmaßnahmen zu investieren. Hoffentlich kommt es nicht so weit. Dennoch sollten Sie unbedingt die Kosten einer Messeteilnahme gegen den erwarteten Nutzen abwägen, bevor Sie auch nur einen Cent ausgeben.

Finden Sie den besten Messestand und die passenden Präsentationsmöglichkeiten

Sobald Sie ein klares Budget festgelegt haben, können Sie mit der Planung Ihres Messestands und der gewünschten Präsentationsfläche beginnen. Je nach Messe stehen Ihnen zahlreiche Optionen hinsichtlich Größe und Standort zur Verfügung. Wenn Sie nach einer einfachen Lösung suchen, ist ein kleiner Reihenstand oder ein Pop-up-Display ideal für Sie. Wenn Ihr Budget hingegen großzügiger ausfällt, empfehlen wir einen beeindruckenden Inselstand.

Bei der Vielzahl an unterschiedlichen Stand- und Präsentationsmöglichkeiten kann es schnell unübersichtlich werden. Deshalb benötigen Sie einen einfachen Leitfaden, der Ihnen erklärt, welche Möglichkeiten es gibt. Werfen Sie einen Blick auf diese hilfreiche Quelle, die den Unterschied zwischen Standlayouts, Standgrößen und Präsentationskonfigurationen erklärt. Sie hilft Ihnen dabei, die ideale Möglichkeit zu finden, Ihre Produkte oder Dienstleistungen auf der kommenden Fachmesse zu präsentieren.

Hotel-Gruppenbuchungen sind Ihr bester Freund

Wenn der durchschnittliche Geschäftsreisende ein Hotel bucht, sucht er normalerweise einfach nach einer Unterkunft in der Nähe der Messe, bezahlt den angezeigten Preis und belässt es dabei. Das funktioniert, wenn nur ein einzelner Unternehmensvertreter eine Fachmesse besucht. Wenn Sie jedoch mit der Hälfte Ihres Unternehmens an der Messe teilnehmen, kann dieser Ansatz allein bei den Hotelkosten einen erheblichen Teil Ihres Budgets verschlingen.

Stattdessen bieten Anbieter von Geschäftsunterkünften Gruppenbuchungen an – einen Service, bei dem Sie bei der gleichzeitigen Buchung mehrerer Hotelzimmer einen Rabatt erhalten. Wenn Sie beispielsweise mit fünf Personen ausstellen möchten, ist die Buchung von zwei Doppelzimmern und einem Einzelzimmer über eine Gruppenbuchung deutlich günstiger als eine herkömmliche Einzelbuchung. Sie erhalten genau dieselben Leistungen. Der einzige Unterschied ist der Preis, den Sie am Ende bezahlen.

Wenn Sie eine Gruppenbuchung über einen Anbieter von Geschäftsunterkünften vornehmen, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass dieser einen Rabatt für Sie aushandeln kann – einen Rabatt, den das Hotel bei einer normalen Einzelbuchung möglicherweise nicht anbieten würde.

Drucken Sie so viele Marketingmaterialien wie möglich – und dann noch mehr

Der durchschnittliche Besucher wird während seines Messebesuchs Dutzende, wahrscheinlich sogar Hunderte verschiedener Stände ansehen. Es ist garantiert, dass er sich NICHT an Sie erinnern wird – deshalb müssen Sie ihm etwas mitgeben, das ihn an Ihr Unternehmen erinnert. Das kann eine Visitenkarte mit Ihrem Namen und Ihren Kontaktdaten sein, eine Broschüre mit Informationen zu Ihren Produkten und Dienstleistungen (vielleicht sogar mit einem individuellen Rabattcode) oder einfach etwas anderes, das einen bleibenden Eindruck hinterlässt und den Besucher daran erinnert, dass er Interesse an Ihrem Unternehmen hatte.

Eine physische Erinnerung funktioniert meist am besten, aber bei einem begrenzten Messebudget können Sie auch auf digitale Lösungen setzen. Beispielsweise könnten Sie einen QR-Code an der Seite Ihres Messestands anbringen, der zu einer PDF-Broschüre und einem Rabattcode führt. Sie können den QR-Code sogar so konfigurieren, dass er nach einer bestimmten Zeit abläuft, sodass nur Besucher der Messe auf diese spezielle Broschüre zugreifen und den Rabattcode nutzen können.

Ganz gleich, für welchen Ansatz Sie sich entscheiden – versuchen Sie, möglichst viele Möglichkeiten zu schaffen, bei den Besuchern einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen. In manchen Fällen reichen bereits ein oder zwei gute Geschäftsabschlüsse aus, um den gesamten Aufwand für die Messe zu rechtfertigen. Sie können es sich daher nicht leisten, diese Chancen zu verpassen, nur weil Sie nicht genügend Broschüren oder Informationsmaterialien gedruckt haben.

Organisieren Sie Ihr Team im Voraus

Wenn Sie nicht wie eine unorganisierte Gruppe von Menschen wirken möchten, die einfach ziellos über die Messe schlendert, benötigen Sie einen klaren Plan. Wenn Unternehmen an Messen teilnehmen, schicken sie normalerweise mindestens 2 bis 4 Mitarbeiter, damit alle wichtigen Bereiche abgedeckt werden können.

Studieren Sie den Hallenplan und die Liste der teilnehmenden Unternehmen. Legen Sie Ihre Ziele fest und bestimmen Sie, welche Mitarbeiter für die jeweiligen Aufgaben verantwortlich sind. Beispielsweise sollten zwei Mitglieder Ihres Teams während der gesamten Messe an Ihrem Stand anwesend sein, um sich um die Besucher zu kümmern. Ein anderer Mitarbeiter kann die Produkte und Präsentationen der Wettbewerber analysieren und wichtige Geschäftstermine wahrnehmen.

Alles dreht sich um eine gute Planung. Wenn Sie diese richtig durchführen, werden Sie am Ende mehr Vorteile aus Ihrer Messeteilnahme ziehen, als Sie ursprünglich erwartet haben.

Eine erfolgreiche Messeteilnahme erfordert natürlich noch viele weitere Maßnahmen als die hier genannten. Wir hoffen jedoch, dass wir Ihnen einige wertvolle Tipps geben konnten und Sie auf Aspekte aufmerksam gemacht haben, über die Sie vielleicht bisher noch nicht viel nachgedacht haben. Mit diesem Wissen sind Sie bestens vorbereitet – und Ihre nächste Fachmesse wird garantiert zu einer erfolgreichen und unvergesslichen Veranstaltung!