Welche Herausforderungen haben Geschäftsreisende bei der Hotelbuchung für internationale Fachmessen?

Wir erwähnen in unseren Artikeln immer wieder, dass die Bedeutung internationaler Fachmessen für Geschäftsreisende zunimmt. Tatsächlich sind Fachmessen jedoch bereits seit vielen Jahren ein wichtiger Wirtschaftsfaktor für zahlreiche Länder. Trotz der zunehmenden Bedeutung digitaler Marketingstrategien sind Messen nach wie vor für einen großen Teil erfolgreicher Geschäftsabschlüsse im B2B- und B2C-Bereich verantwortlich.

Die Teilnahme an einer internationalen Fachmesse kann eine wichtige Geschäftschance sein. Doch ein Teil der Reiseplanung kann überraschend schwierig werden: das passende Messehotel zu finden.

Wenn Tausende Geschäftsreisende für dieselbe Messe in dieselbe Stadt kommen, kann die Nachfrage nach Hotelzimmern sehr schnell steigen. Hotels nahe dem Messegelände sind möglicherweise ausgebucht, die Zimmerpreise können steigen und die verbleibenden Unterkünfte liegen möglicherweise weit vom Veranstaltungsort entfernt oder sind für eine Geschäftsreise nicht geeignet.

Für Unternehmen, die mehrere Mitarbeiter zu einer Fachmesse schicken, wird die Hotelbuchung noch anspruchsvoller.

Was sind also die größten Herausforderungen bei der Suche nach einem Hotel für eine Fachmesse – und was können Sie tun, um sie zu vermeiden?

1. Ein Hotel nahe der Messe finden

Es ist ganz natürlich, dass große Fachmessen zahlreiche Besucher anziehen. Je nach Branche kann selbst eine kleinere Messe die Suche nach einer geeigneten Unterkunft erschweren. Bei internationalen Fachmessen, die mit einem hohen organisatorischen und logistischen Aufwand verbunden sind, wird die Wahl der richtigen Messeunterkunft daher noch wichtiger.

Die Lage ist einer der wichtigsten Faktoren bei der Buchung eines Hotels für eine Fachmesse.

Ein Hotel, das auf der Karte in unmittelbarer Nähe eines Messegeländes liegt, muss nicht unbedingt praktisch gelegen sein. Die tatsächliche Anfahrtszeit kann von den öffentlichen Verkehrsmitteln, dem Verkehrsaufkommen, den Fußwegen und der Lage der Eingänge zum Messegelände abhängen.

Für Geschäftsreisende ist dies besonders relevant, da Messetage häufig früh beginnen und spät enden. Eine lange Anfahrt kann jeden Tag wertvolle Zeit kosten.

Ein Hotel nahe der Messe kann dabei helfen:

• pünktlich am Messegelände anzukommen
• an frühen Geschäftsterminen teilzunehmen
• zwischen Terminen ins Hotel zurückzukehren
• an abendlichen Networking-Veranstaltungen teilzunehmen
• lange tägliche Anfahrtswege zu vermeiden
• Transportkosten zu reduzieren

Allerdings gehören Hotels in der Nähe von Messegeländen häufig zu den ersten Unterkünften, die ausgebucht sind.

Deshalb ist es wichtig, bei der Wahl eines Messehotels die tatsächliche Fahrzeit und nicht nur die Entfernung zu berücksichtigen.

Ein Hotel, das etwas weiter entfernt liegt, aber über eine direkte Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr verfügt, kann beispielsweise praktischer sein als ein Hotel, das auf der Karte näher erscheint, aber mehrere Umstiege erfordert.

2. Die Verfügbarkeit von Messehotels kann schnell sinken

Eine der größten Herausforderungen bei internationalen Fachmessen besteht nicht einfach darin, überhaupt ein Zimmer zu finden.

Große Veranstaltungen ziehen Aussteller und Besucher aus zahlreichen Ländern an. Dadurch entsteht innerhalb eines begrenzten Zeitraums eine besonders hohe Nachfrage nach Hotels und Unterkünften nahe dem Messegelände. Die Situation unterscheidet sich daher deutlich von einer normalen Hotelbuchung.

Eine Stadt kann über zahlreiche Hotels verfügen, während geeignete Zimmer in der Nähe der Messe dennoch schnell knapp werden. Wer zu lange mit der Hotelbuchung wartet, muss möglicherweise zwischen teuren Hotels, ungünstigen Lagen oder Unterkünften wählen, die nicht den Anforderungen des Unternehmens entsprechen.

Dies ist insbesondere bei großen internationalen Fachmessen relevant, bei denen Reisende ihre Messeunterkunft möglicherweise mehrere Monate im Voraus benötigen.

Je früher Sie mit der Hotelsuche beginnen, desto größer ist in der Regel die Auswahl.

Eine frühzeitige Planung garantiert zwar nicht den niedrigsten Preis, erhöht jedoch die Wahrscheinlichkeit, ein Hotel zu finden, das hinsichtlich Lage, Budget, Zimmerart und Buchungsbedingungen den eigenen Anforderungen entspricht.

3. Hotelpreise können während Fachmessen höher sein

Eine weitere häufige Herausforderung bei Geschäftsreisen zu Fachmessen sind die Unterkunftskosten. Hotelpreise werden von Angebot und Nachfrage beeinflusst. Wenn eine große Fachmesse viele Besucher in eine Stadt bringt, kann die Nachfrage nach Hotelzimmern erheblich steigen.

Außerdem stehen die Termine von Fachmessen in der Regel bereits lange im Voraus fest und sind den Hotels teilweise vor der offiziellen Ankündigung bekannt.

Für Geschäftsreisende kann das Messehotel dadurch zu einem der größten Kostenpunkte der Reise werden.

Die Herausforderung besteht also nicht nur darin, ein Hotel innerhalb des Budgets zu finden. Es geht auch darum, zu beurteilen, ob die Unterkunft insgesamt ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bietet.

Ein günstigeres Hotel außerhalb des Stadtzentrums kann beispielsweise zunächst attraktiv erscheinen. Bei der Gesamtkostenbetrachtung sollten jedoch auch folgende Punkte berücksichtigt werden:

• tägliche Transportkosten
• zusätzlicher Zeitaufwand für die Anreise zur Messe
• Frühstück
• Parkgebühren
• weitere Hotelgebühren
• Taxikosten, wenn die öffentlichen Verkehrsmittel nicht praktisch sind

Ein etwas teureres Hotel nahe der Messe kann für eine Geschäftsreise unter Umständen die kostengünstigere Wahl sein.

Unternehmen sollten daher die Gesamtkosten des Aufenthalts berücksichtigen und nicht ausschließlich die Übernachtungspreise vergleichen.

4. Die Hotelbuchung für ein Team ist komplizierter

Geschäftsreisen zu Fachmessen betreffen häufig mehr als eine Person. Vertriebsteams, Führungskräfte, Marketingexperten, Produktmanager und technische Mitarbeiter können gemeinsam an derselben Veranstaltung teilnehmen.

Ein einzelnes Zimmer zu buchen, ist relativ unkompliziert. Eine Unterkunft für zehn, zwanzig oder mehr Mitarbeiter zu organisieren, stellt dagegen eine ganz andere Herausforderung dar.

Häufig müssen beispielsweise folgende Anforderungen berücksichtigt werden:

• mehrere Zimmer im selben Hotel
• derselbe Zimmertyp für alle Mitarbeiter
• unterschiedliche An- und Abreisedaten
• flexible Stornierungsbedingungen
• Unterkünfte innerhalb eines bestimmten Unternehmensbudgets
• geeignete Abrechnungsbedingungen

Wenn die Verfügbarkeit von Messehotels abnimmt, wird es zunehmend schwieriger, das gesamte Team an einem Ort unterzubringen.

Mitarbeiter können letztendlich auf mehrere Hotels verteilt sein, was den Transport und die Koordination erheblich erschwert.

Für Unternehmen, die Teams zu internationalen Fachmessen schicken, kann es daher viel Zeit sparen und das Reisemanagement vereinfachen, die Hotelbuchung zentral zu organisieren.

5. Last-Minute-Hotelbuchungen bieten weniger Auswahl

Geschäftsreisepläne können sich ändern. Ein Kunde bestätigt möglicherweise kurz vor der Veranstaltung einen Termin. Ein Kollege muss unerwartet an der Reise teilnehmen. Ein Aussteller entscheidet sich möglicherweise, zusätzliches Personal zur Messe zu schicken.

In solchen Situationen kann es schwierig werden, ein weiteres Hotelzimmer zu finden – insbesondere während einer stark besuchten Fachmesse.

Das Problem bei einer kurzfristigen Hotelbuchung besteht nicht unbedingt darin, dass überhaupt keine Hotels mehr verfügbar sind. Vielmehr sind die am besten geeigneten Unterkünfte möglicherweise bereits ausgebucht.

Reisende müssen dann möglicherweise Abstriche machen bei:

• Lage
• Preis
• Zimmerart
• Hotelqualität
• Flexibilität bei der Stornierung

Wenn Sie wissen, dass Ihr Unternehmen an einer großen internationalen Fachmesse teilnehmen wird, ist es in der Regel sinnvoll, bereits mit der Suche nach einem Hotel für die Messe zu beginnen, bevor alle Reisedetails endgültig feststehen.

Eine flexible Buchung lässt sich später gegebenenfalls anpassen. Ein geeignetes Messehotel zu finden, nachdem die Hotels in der Nähe bereits ausgebucht sind, ist hingegen deutlich schwieriger.

6. Stornierungs- und Änderungsbedingungen sind wichtig

Geschäftsreisen verlaufen nicht immer nach Plan. Termine werden verschoben, Mitarbeiter können nicht teilnehmen und Reisen werden verlängert oder verkürzt. Manchmal wird eine Geschäftsreise sogar vollständig abgesagt.

Deshalb ist der günstigste Hotelpreis nicht unbedingt die passendste Option.

Vor der Hotelbuchung für eine Fachmesse sollten Geschäftsreisende prüfen:

• ob die Reservierung storniert werden kann
• bis wann eine Stornierung möglich ist
• ob die Reisedaten geändert werden können
• ob Änderungsgebühren anfallen
• welche Zahlungsbedingungen das Hotel hat
• was bei einer vorzeitigen Abreise passiert

Flexible Bedingungen können besonders wertvoll sein, wenn eine Messeunterkunft bereits Monate vor einer Fachmesse gebucht wird.

Ein etwas höherer Preis mit flexiblen Stornierungsbedingungen kann letztendlich günstiger sein als eine günstigere, nicht erstattungsfähige Buchung, die später nicht mehr genutzt werden kann.

7. Der Vergleich von Messehotels kostet Zeit

Die Suche nach dem richtigen Hotels für eine Fachmesse kann deutlich mehr Recherche erfordern als eine gewöhnliche Urlaubsreise.

Geschäftsreisende müssen den Veranstaltungsort, die Verkehrsanbindung, Hotelausstattung, Preise, Verfügbarkeit, Stornierungsbedingungen und die Nähe zu Geschäftsterminen berücksichtigen.

Für jemanden, der allein reist, kann dies bereits einen erheblichen Zeitaufwand bedeuten.

Für eine Assistenz oder einen Travel Manager, der die Unterkunft für ein ganzes Team organisiert, kann der Aufwand noch deutlich größer sein.

Die Suche auf verschiedenen Buchungsportalen, die Prüfung unterschiedlicher Reisedaten, der Vergleich von Zimmertypen und die individuelle Kontaktaufnahme mit Hotels können mehrere Stunden in Anspruch nehmen.

Und selbst nach all dieser Recherche gibt es keine Garantie, dass das ausgewählte Hotel zum Zeitpunkt der endgültigen Buchung noch verfügbar ist.

8. Internationale Geschäftsreisen bringen zusätzliche Herausforderungen mit sich

Internationale Fachmessen bringen Menschen zusammen, die mit dem jeweiligen Reiseziel möglicherweise nicht vertraut sind.

Ein Reisender, der eine Stadt zum ersten Mal besucht, weiß möglicherweise nicht:

• welche Stadtteile für das Messegelände günstig gelegen sind
• wie der öffentliche Nahverkehr vor Ort funktioniert
• wie lange die tatsächliche Anreise dauert
• welche Stadtteile für Geschäftsreisende geeignet sind
• wie weit der Flughafen vom Hotel entfernt ist
• welche Hotels von Messebesuchern häufig genutzt werden

Die Auswahl eines Hotels nahe der Messe ist daher mehr als ein einfacher Preisvergleich.

Ein Hotel, das online attraktiv aussieht, muss nicht unbedingt die beste Unterkunft für die jeweilige Geschäftsreise sein.

Lokale Kenntnisse können hier einen erheblichen Unterschied machen.

9. Das günstigste Hotel ist nicht immer die passende Unterkunft

Der Preis ist wichtig, insbesondere für Unternehmen, die ihre Geschäftsreisebudgets verwalten.

Eine Unterkunft ausschließlich nach dem Preis auszuwählen, kann jedoch an anderer Stelle zusätzliche Kosten verursachen.

Stellen Sie sich zwei Hotels vor:

Hotel A ist pro Nacht günstiger, erfordert aber eine lange Anfahrt zum Messegelände.

Hotel B ist etwas teurer, liegt dafür aber günstig in der Nähe des Veranstaltungsortes und des öffentlichen Nahverkehrs.

Hotel A hat möglicherweise den niedrigeren Übernachtungspreis. Hotel B kann den Mitarbeitern jedoch Zeit sparen und die Transportkosten reduzieren.

Bei einer Geschäftsreise zu einer Fachmesse kommt es daher häufig auf das richtige Gleichgewicht zwischen:

Lage + Preis + Komfort + Flexibilität

an und nicht ausschließlich auf den niedrigsten verfügbaren Preis.

Wie können Geschäftsreisende die Hotelbuchung für Fachmessen einfacher gestalten?

Einige einfache Schritte können die Planung der Messeunterkunft erheblich erleichtern.

Frühzeitig mit der Hotelsuche beginnen

Beginnen Sie mit der Suche, sobald die Messetermine und das Reiseziel feststehen. Beliebte Hotels nahe der Messe können bereits lange vor der Veranstaltung ausgebucht sein.

Lage priorisieren

Achten Sie auf die tatsächliche Anfahrtszeit zum Messegelände und verlassen Sie sich nicht ausschließlich auf die vom Hotel angegebene Entfernung.

Gesamtkosten vergleichen

Berücksichtigen Sie neben dem Zimmerpreis auch Transport, Frühstück, Parkgebühren, Steuern und weitere mögliche Kosten.

Buchungsbedingungen prüfen

Stellen Sie sicher, dass die Stornierungs- und Änderungsbedingungen zu den Reiseplänen Ihres Unternehmens passen.

Das gesamte Team berücksichtigen

Wenn mehrere Mitarbeiter an einer Fachmesse teilnehmen, sollten Sie die Hotelunterkunft möglichst gemeinsam organisieren. Dadurch lassen sich die logistischen Abläufe vereinfachen und die Mitarbeiter können möglichst nahe am Veranstaltungsort untergebracht werden.

Eine Alternative bereithalten

Bei besonders stark besuchten Fachmessen kann ein alternatives Hotel oder eine flexible Buchungsstrategie dabei helfen, kurzfristige Probleme zu vermeiden.

Wann professionelle Unterstützung bei der Hotelbuchung sinnvoll ist

Für Unternehmen, die regelmäßig an internationalen Fachmessen teilnehmen, muss die Hotelbuchung für Messen nicht von jedem Mitarbeiter einzeln durchgeführt werden.

Ein spezialisierter Hotelbuchungsservice für Fachmessen kann Unternehmen dabei unterstützen, geeignete Unterkünfte entsprechend ihren individuellen Anforderungen zu finden.

Dies kann insbesondere dann hilfreich sein, wenn:

• mehrere Mitarbeiter an derselben Fachmesse teilnehmen
• Hotels nahe dem Veranstaltungsort bereits knapp werden
• Reisende unterschiedliche An- und Abreisedaten haben
• das Unternehmen über ein festgelegtes Unterkunftsbudget verfügt
• Mitarbeiter international reisen
• sich Reisepläne ändern können
• die Reise mehrere Hotels oder Reiseziele umfasst

Anstatt stundenlang Hotels zu vergleichen und einzelne Reservierungen zu koordinieren, können Unternehmen mit einem Spezialisten zusammenarbeiten, der mit den besonderen Herausforderungen der Hotelbuchung für Fachmessen vertraut ist.

Machen Sie Ihre nächste Messegeschäftsreise einfacher

Die Hotelbuchung ist ein wichtiger Bestandteil der Planung jeder internationalen Fachmesse. Bei hoher Nachfrage kann die Suche nach einer passenden Messeunterkunft jedoch schnell kompliziert werden.

Begrenzte Verfügbarkeit, höhere Preise, ungünstige Lagen, Gruppenbuchungen, kurzfristige Änderungen und unbekannte Reiseziele können die Suche nach dem richtigen Hotel schwieriger machen als erwartet.

Der Schlüssel liegt darin, frühzeitig zu planen und nicht nur den Zimmerpreis zu betrachten.

Das richtige Messehotel sollte zu den Anforderungen der Geschäftsreise passen – und dabei geht es häufig um mehr als nur das Budget. Es sollte eine günstige Lage, passende Buchungsbedingungen und eine unkomplizierte An- und Abreise zur Fachmesse ermöglichen.

Wenn Ihr Unternehmen an einer internationalen Fachmesse teilnimmt, kann Fair Point Sie bei der Suche nach einer geeigneten Hotelunterkunft und bei der Abwicklung der Buchung unterstützen, sodass Sie weniger Zeit mit der Hotelsuche verbringen und sich stärker auf Ihre geschäftlichen Ziele während der Veranstaltung konzentrieren können.

Planen Sie Ihre nächste Messegeschäftsreise? Fordern Sie ein kostenloses Hotelangebot von Fair Point an und lassen Sie sich von unserem Team bei der Suche nach der passenden Unterkunft unterstützen.