Die Zeit ist gekommen – Sie haben Ihre Unterkunft bereits Monate im Voraus gebucht, Ihre Flugtickets gekauft, Ihren Eintrittsausweis gesichert, Ihre Präsentation auswendig gelernt und sind bestens auf Ihre erste internationale Fachmesse vorbereitet. Sie tragen Ihren besten Anzug und könnten eigentlich nicht besser vorbereitet sein. Doch plötzlich stellen Sie fest, dass Sie nicht genügend Schuhe eingepackt haben – oder vielleicht sogar zu viele. Ihre Thermoskanne nimmt zu viel Platz ein und Ihr Laptop passt nicht mehr ins Gepäck. Und das Schlimmste: Ihr zweiter und dritter Koffer sind einfach viel zu groß und unhandlich.
Ist Ihnen das schon einmal passiert? Hoffentlich nicht. Aber wollen Sie wirklich warten, bis es so weit ist? Die harte Wahrheit ist, dass jeder beim ersten Mal Fehler macht, insbesondere weil die richtige Art zu packen je nach Anlass völlig unterschiedlich sein kann. Vielleicht glauben Sie, bereits Erfahrung zu haben, wenn Sie häufig wandern oder in den Urlaub fahren. Doch der Besuch einer Fachmesse wie der ITB Berlin unterscheidet sich erheblich von einer normalen Urlaubsreise.
Aber keine Sorge – wir helfen Ihnen mit wertvollen Tipps von erfahrenen Reiseprofis. Wir zeigen Ihnen einige allgemeine Ratschläge und Tricks dazu, was Sie mitnehmen sollten und worauf Sie besser verzichten. Natürlich hängt vieles von Ihren individuellen Bedürfnissen ab, aber hoffentlich können Sie dadurch effizienter und platzsparender packen.
Packen Sie niemals mehr als einen Koffer
Dies ist ein Fehler, den überraschend viele Menschen machen, wenn sie noch wenig Erfahrung mit Geschäftsreisen haben – sie packen, als würden sie in den Urlaub fahren. Tatsächlich sollte Ihre Einstellung eher sein, dass Sie ganz normal arbeiten, nur für ein paar Tage an einem anderen Ort leben. Dauert die Veranstaltung länger als 4–5 Tage, benötigen Sie natürlich zusätzliche Kleidung. Manchmal lässt sich dies jedoch durch den Wäsche- und Reinigungsservice des Hotels vermeiden. Ein einziger Koffer ist vollkommen ausreichend. Ersetzen Sie Gegenstände, die viel Platz benötigen, nach Möglichkeit durch leichtere Alternativen. So können Sie beispielsweise die gebundene Ausgabe von „A Dance with Dragons“ durch ein E-Book auf einem Kindle ersetzen.
Nehmen Sie nur ein Outfit mit
Wenn Ihre Reise nur ein paar Tage dauert, reicht ein komplettes Outfit (Schuhe, Socken/Strümpfe, Rock/Hose, Hemd bzw. Bluse und Jackett) vollkommen aus. Warum? Weil Sie ein weiteres Outfit bereits auf dem Flug tragen und somit insgesamt zwei Outfits zur Verfügung haben. Damit kommen Sie problemlos 3–4 Tage aus. Dauert die Messe etwas länger, können Sie eines der Outfits in die Reinigung geben, während Sie das andere tragen. Eine Ausnahme bilden Socken, Strümpfe, Hemden bzw. Blusen und Unterwäsche – davon können und sollten Sie selbstverständlich mehrere Wechselgarnituren einpacken. Glücklicherweise nehmen mehrere Paar Socken oder Unterwäsche kaum Platz ein.
Alan Whitfield vom Herrenausstatter Harry Rosen empfiehlt, Anzüge so auszuwählen, dass ihre einzelnen Bestandteile problemlos miteinander kombiniert werden können. So können Sie beispielsweise bei Bedarf schnell das Jackett gegen Ihr Ersatzjackett austauschen. Geschäftsreisende Frauen (und Frauen im Allgemeinen) haben es in dieser Hinsicht typischerweise etwas schwerer, aber Pam Petersons „Just One Suitcase“ bietet zahlreiche praktische Modetipps. Vergessen Sie außerdem nicht, leichte Freizeitkleidung wie einen Schlafanzug einzupacken, die Sie im Hotel tragen können.
Packen Sie nur wenig Unterhaltung ein
Sind Videospiele und Bücher wichtig? Absolut! Brauchen Sie für eine Geschäftsreise eine große Auswahl davon? Wir würden sagen: überhaupt nicht. Denken Sie erneut daran – Sie sind nicht im Urlaub. Die meiste Zeit verbringen Sie mit der An- und Abreise, arbeiten aktiv auf der Messe, knüpfen Kontakte oder sprechen an Ihrem Messestand mit Kunden. Im Grunde genommen haben Sie nur während der Reise etwas Freizeit – sei es im Flugzeug auf dem Hin- und Rückweg oder in öffentlichen Verkehrsmitteln auf dem Weg zum Messegelände – sowie einige Stunden nach dem Ende jedes Messetages.
Die Reisezeit können Sie problemlos mit Ihrem Smartphone oder Arbeitslaptop bzw. Tablet überbrücken. Die freien Stunden nach der Messe können Sie nutzen, um die Stadt zu erkunden. Idealerweise müssen Sie daher nicht mehr als das Ladegerät Ihres Smartphones, Ihren Laptop oder Ihr Tablet und eventuell eine Powerbank einpacken, falls einem Ihrer Geräte zu einem ungünstigen Zeitpunkt der Strom ausgeht. Optional können Sie einen Kindle oder eine tragbare Spielekonsole wie eine Switch oder Vita mitnehmen. Ihr Smartphone bietet jedoch bereits ausreichend Unterhaltung für die meisten Geschäftsreisen.
Verzichten Sie auf die meisten Pflegeprodukte
Was Pflegeprodukte betrifft, möchten wir uns gegen einen weit verbreiteten Ratschlag stellen und empfehlen, nichts mitzunehmen, was Sie nicht unbedingt im Flugzeug benötigen, beispielsweise Servietten oder andere Hygieneartikel. Wenn man sich beispielsweise die Toilettenartikelliste auf einer Website wie Travel Fashion Girl ansieht, stellt man fest, dass Sie den Großteil der benötigten Produkte entweder kostenlos im Hotel erhalten – etwa Shampoo, Seife, Kamm und Föhn – oder vor Ort sehr günstig kaufen können, beispielsweise Zahnpasta, Zahnbürste, Rasierer oder Duschgel.
Wenn Sie ein bestimmtes Parfüm bevorzugen, können Sie dieses selbstverständlich mitnehmen. Frauen können eine kleine Tasche mit ihrem Make-up mitführen. Darüber hinaus lohnt es sich jedoch, grundlegende Pflegeprodukte einfach am Reiseziel zu kaufen. Das Geld, das Sie dafür ausgeben, ist den leichteren Koffer allemal wert.
Teilen Sie Ihr Gepäck mit Ihrem Reisepartner
Unser letzter Tipp stammt aus dem LifeProTips-Subreddit von Reddit und ist ideal, wenn Sie gemeinsam mit Kollegen auf Geschäftsreise sind. Wenn Sie mit anderen reisen, ist es sinnvoll, einen Teil Ihrer Kleidung im Koffer des anderen zu verstauen. Packen Sie beispielsweise die Hälfte Ihrer Ersatzhemden, Socken und Unterwäsche in Ihren eigenen Koffer und die andere Hälfte in den Koffer Ihres Kollegen – und umgekehrt.
Falls einer der Koffer verloren geht, stehen Sie so nicht ohne Wechselkleidung da. In den meisten Fällen wird ein solches Problem innerhalb von 48 Stunden gelöst. Dennoch benötigen Sie während dieser Zeit zusätzliche Kleidung.
Seien Sie clever und bereiten Sie Ihre Reise rechtzeitig vor. Nehmen Sie sich etwas Zeit, um die richtige Koffergröße und passende Outfits auszuwählen. Wenn Sie planen, den Wäsche- und Trocknerservice des Hotels intensiv zu nutzen, informieren Sie Ihr Unternehmen für Geschäftsunterkünfte. Wir bei Fair Point berücksichtigen beispielsweise Ihre individuellen Anforderungen und vermitteln Ihnen eine passende Unterkunft. Reise- und Unterkunftsagenturen können Ihnen außerdem dabei helfen, Ihre Gepäckkosten zu minimieren. Warum mehr bezahlen, wenn alles vorbereitet sein und bei Ihrer Ankunft im Hotel auf Sie warten kann?
Wie können wir behilflich sein?
Sind Geschäftsreisekosten steuerlich absetzbar?
Was macht ein Reisebüro?
Ist es günstiger, ein Reisebüro zu beauftragen?