So bereiten Sie sich in 13 einfachen Schritten auf Ihren nächsten Messebesuch vor

Was ist eine Messe? Eine Messe ist eine Welt voller Möglichkeiten. Viele Unternehmen haben mindestens eine Pflichtmesse in ihrem jährlichen Kalender – eine Veranstaltung, die ihnen Informationen, Kontakte oder Produkte bietet, auf die sie nicht verzichten können. Denken Sie jedoch daran, dass Erfolg während der wenigen Messetage ohne monatelange Vorbereitung kaum vorstellbar ist. Befolgen Sie diese 13 Schritte bei der Planung Ihres nächsten Messebesuchs.

1. Wählen Sie die richtige Messe für Ihr Unternehmen

Dieser Schritt kann schwierig erscheinen, wenn Sie neu im B2B-Messemarketing sind, aber letztendlich kommt es auf eine gute Recherche an. Denken Sie daran: Überstürzen Sie nichts – insbesondere wenn Sie planen, selbst als Aussteller teilzunehmen. In diesem Fall ist es immer ratsam, zunächst mit einer kleineren Investition zu beginnen: Besuchen Sie die Messe zuerst als Besucher und prüfen Sie, ob sie Ihren Anforderungen entspricht. Die Veranstaltung, die Sie in Betracht ziehen, mag beliebt und hoch angesehen sein und dennoch für Ihr Unternehmen nicht relevant sein. Erstellen Sie eine Liste aller Branchenveranstaltungen und finden Sie heraus, welche Messen von Ihren bestehenden und potenziellen Kunden, Ihrer Konkurrenz und Ihren Lieferanten bevorzugt werden. Definieren Sie Ihre Ziele. Möchten Sie:

• sich mit neuen Produkten, Trends und Technologien vertraut machen?
• Netzwerke aufbauen und neue Geschäftskontakte knüpfen?
• sich mit Investoren treffen?
• Lieferanten finden und Waren bestellen?
• Geschäftsabschlüsse verhandeln und Verträge unterzeichnen?
• Schulungen nutzen und Ihr Wissen erweitern?

Sobald Sie wissen, was Sie benötigen, wird es Ihnen leichtfallen, die richtigen Messen für sich zu finden. Nach ein oder zwei Messebesuchen wird Sie Ihre eigene Erfahrung bei der Auswahl unterstützen.

2. Informieren Sie sich ausführlich auf der Website der Messe

Wenn Sie sich für eine Messe entschieden haben, besuchen Sie deren Website, um weitere Informationen zu erhalten. Dort können Sie überprüfen, ob Sie auf dem richtigen Weg sind. Achten Sie auf Informationen wie Aussteller- und Besucherprofile, Erfahrungsberichte, Berichte über vergangene Veranstaltungen, Produktsegmente, Themenschwerpunkte usw. Die Website enthält außerdem die Messetermine und den Veranstaltungsort, das Programm sowie begleitende Veranstaltungen. Auch wenn Ihr Hauptaugenmerk auf der Ausstellung liegt, sind diese Veranstaltungen wichtig, da jede einzelne eine Möglichkeit bietet, Ihr Wissen und Ihre Geschäftskontakte zu erweitern. Auf der Website finden Sie möglicherweise auch Artikel zu aktuellen Branchenthemen, verschiedene Tipps und weitere nützliche Informationen. Lesen Sie die Informationen sorgfältig durch, bevor Sie sich registrieren.

3. Registrieren Sie sich rechtzeitig

Nachdem Sie sich mit der Website der Messe vertraut gemacht haben und sicher sind, dass Sie an der Veranstaltung teilnehmen möchten, ist es Zeit, sich zu registrieren. Warten Sie damit nicht bis zum letzten Moment. Einige Messen bieten professionellen Besuchern zusätzliche Vorteile wie spezielle Vorträge, Meetings und Geschäftsessen. Informieren Sie sich über alle angebotenen Optionen und wählen Sie diejenige, die Ihre Ziele am besten unterstützt.

4. Bleiben Sie über die Veranstaltung auf dem Laufenden

Viele Messen haben eine eigene App, zum Beispiel dmexco und die Nürnberger Spielwarenmesse. Wenn die von Ihnen ausgewählte Messe dazugehört, lohnt es sich, die App herunterzuladen und auf Informationen zu achten, die vor und während der Messe hilfreich sein könnten. Falls es keine App gibt, abonnieren Sie den Newsletter der Veranstaltung, folgen Sie ihr in den sozialen Medien oder besuchen Sie regelmäßig die Website, um sich über Neuigkeiten zu informieren.

5. Planen Sie Ihre Anreise und Unterkunft

Sobald Ihre Teilnahme bestätigt ist, ist es Zeit, sich um die Reise- und Hotelplanung zu kümmern. Buchen Sie Ihre Tickets und Ihr Hotelzimmer bzw. Ihre Hotelzimmer so früh wie möglich. Bei Tausenden von Teilnehmern – bei manchen Messen sogar Hunderttausenden –, die zum selben Veranstaltungsort reisen und eine Unterkunft in der Nähe suchen, sind die besten Hoteloptionen lange vor dem Messetermin ausgebucht. Die Nutzung der Dienstleistungen eines B2B-Reise- und Unterkunftsanbieters wie Fair Point ermöglicht Ihnen den Zugang zu günstigeren Zimmerpreisen sowie eine Auswahl an praktisch gelegenen Hotels für Ihren Messebesuch.

6. Vereinbaren Sie Meetings

Branchenveranstaltungen eignen sich hervorragend, um mit bestehenden und potenziellen Partnern, Lieferanten und Kunden in Kontakt zu treten. Mit wem möchten Sie sich während der Veranstaltung treffen? Kontaktieren Sie die entsprechenden Unternehmen und vereinbaren Sie Termine. Falls die Messe einen Business-Matchmaking-Service anbietet, sollten Sie diesen nutzen. Er hilft Ihnen dabei, Ihre Zielgruppe zu erreichen, ohne dabei Zeit und Fokus zu verlieren. Auch wenn es verlockend sein mag, mit möglichst vielen Unternehmen Kontakt aufzunehmen, sollten Sie Ihre Termine realistisch planen. Wenn die Zeit während der Messe für alle Treffen nicht ausreicht, sind After-Show-Partys und Geschäftsessen eine ausgezeichnete Alternative.

7. Beschaffen Sie relevante Informationen

Viele Faktoren tragen zu einem produktiven Meeting bei. Vorbereitung ist einer davon. Beginnen Sie damit, Ihre Ziele zu definieren und konkrete Erwartungen festzulegen. Diese können für jede Konferenz in Ihrem Veranstaltungskalender unterschiedlich sein. Sammeln Sie Informationen über die Unternehmen, deren Vertreter Sie treffen werden – beispielsweise über neue Dienstleistungen, bevorstehende Produkte, Supportangebote und andere Themen, die für Sie beruflich von Interesse sind. Wählen Sie auf dieser Grundlage die Themen aus, die sich für das jeweilige Gespräch am besten eignen.

8. Machen Sie sich mit dem Hallenplan vertraut

Jede Minute auf einer Messe ist wertvoll. Zu wissen, wo Sie die für Sie interessanten Marken und Produkte finden, ist entscheidend, da Sie dadurch Zeit für die wirklich wichtigen Dinge gewinnen. Bestellen Sie im Voraus einen Ausstellungskatalog beim Veranstalter. In der Regel können Sie diesen online abrufen oder er wird Ihnen an Ihr Büro geschickt. Markieren Sie die für Sie interessanten Ausstellungsbereiche und machen Sie sich vor der Veranstaltung mit deren Lage vertraut. Wenn Sie die Messe allein besuchen, werden Sie wahrscheinlich nicht alles sehen können. Wenn Sie die Messe mit Kollegen besuchen, teilen Sie sich auf und decken Sie mehr Fläche ab. In diesem Fall sollte jedes Teammitglied für die gesamte Veranstaltung einen eigenen Zeitplan sowie ein klares Verständnis seiner Rolle haben.

9. Unterschätzen Sie das Begleitprogramm nicht

Während der Messe werden Sie mit der Ausstellung und den Meetings auf Ihrer Agenda ziemlich beschäftigt sein. Die meisten Messen bieten jedoch darüber hinaus ein hochwertiges Veranstaltungsprogramm. Je nach Größe der Messe kann dieses Seminare, Vorträge, Foren, Workshops, Roundtables, Demonstrationen, Wettbewerbe, Preisverleihungen und vieles mehr umfassen. Die Teilnahme lohnt sich, denn Sie können wertvolle Einblicke in die Branche, Expertenwissen und praktische Empfehlungen gewinnen. Informieren Sie sich vor der Messe über das Programm und melden Sie sich für eine oder mehrere Veranstaltungen an, die für Ihr Unternehmen von Nutzen sein könnten.

10. Bereiten Sie Visitenkarten und Werbematerialien vor

Jeder wird dasselbe tun. Deshalb muss Ihr Team kreativ werden, damit sich Ihr Unternehmen von der Masse abhebt. Geben Sie sich nicht damit zufrieden, nur ausreichend Visitenkarten und Werbematerialien für die bereits geplanten Meetings mitzubringen – diese könnten nicht ausreichen. Sie können beispielsweise individuelle Gesichtsmasken mit Ihrem Firmenlogo und Ihren Unternehmensfarben anfertigen lassen. Nehmen Sie außerdem Marken-Kugelschreiber, Bleistifte, Papier oder Notizbücher mit, die Sie während Meetings oder Vorträgen verteilen können. Manchmal erfüllt ein schöner Stift mit Ihren Kontaktdaten denselben Zweck wie eine einfache Visitenkarte. Nach der Veranstaltung werden Sie höchstwahrscheinlich von einigen Personen kontaktiert, mit denen Sie während der Messe gesprochen haben. Lassen Sie auch Ihrerseits nichts dem Zufall überlassen und seien Sie darauf vorbereitet, Materialien und Visitenkarten zu sammeln. Kümmern Sie sich anschließend um die Nachbereitung und bleiben Sie mit Ihren Kontakten in Verbindung.

11. Erstellen Sie eine Business-Checkliste

Stellen Sie am Tag vor Ihrer Abreise sicher, dass Sie alle wichtigen Informationen zusammengetragen haben, und erstellen Sie eine detaillierte Business-Checkliste. Sie sollte alle Personen enthalten, die Sie unbedingt treffen möchten, sowie alle Veranstaltungen, an denen Sie während der Messe teilnehmen müssen. So vergessen Sie nichts Wichtiges. Teilen Sie Ihre Liste mit Ihren Kollegen und vergleichen Sie Ihre Notizen. Nutzen Sie Ihre Checkliste während der Messe und stellen Sie sicher, dass Sie alle Ihre Ziele im Blick behalten.

12. Entdecken Sie, was die Gastgeberstadt zu bieten hat

Zweifellos werden Sie Ihre ganze Aufmerksamkeit der Messe widmen. Trotzdem können Sie in Ihrem vollen Terminkalender etwas Zeit für Sightseeing einplanen. Wenn Sie Ihre Reise verlängern, können Sie sogar die Umgebung der Stadt erkunden. Was hat die Region zu bieten? Gibt es eine historische Sehenswürdigkeit, die Sie besuchen möchten, oder eine kulturelle Veranstaltung, an der Sie gerne teilnehmen würden? Falls für die Aktivitäten, die Sie interessieren, eine Reservierung oder Eintrittskarten erforderlich sind, sollten Sie diese im Voraus buchen. Machen Sie Ihre Geschäftsreise zu einer Gelegenheit, Ihrem Lieblingshobby nachzugehen oder Ihren Horizont zu erweitern.

13. Informieren Sie sich über die COVID-Reisebestimmungen

Bevor Sie Ihre Koffer packen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie tatsächlich reisen dürfen. Unabhängig davon, ob Sie eine lokale oder internationale Messe besuchen möchten, müssen Sie sich sorgfältig über die geltenden staatlichen Vorschriften und Bestimmungen informieren. Manchmal gelten sogar innerhalb desselben Landes je nach Region oder Bundesstaat unterschiedliche Anforderungen. Sorgen Sie für Ihre Sicherheit und die Ihres Teams und treffen Sie alle erforderlichen Vorsichtsmaßnahmen. Denken Sie daran, ausreichend Gesichtsmasken und Handdesinfektionsmittel mitzunehmen und die Regeln zur sozialen Distanzierung strikt einzuhalten. Wenn Sie zu einer Risikogruppe gehören, sollten Sie in Erwägung ziehen, die Messe online zu besuchen. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie auf der offiziellen Website der WHO.

Der Besuch einer Messe kann stressig sein, da Sie einige Tage voller Meetings, Vorträge und Networking erleben werden. Denken Sie daran, sich ausreichend auszuruhen und sich nicht zu sehr zu verausgaben. Je entspannter Sie sind, desto mehr positives Feedback und erfolgreiche Geschäftsabschlüsse werden Sie erzielen.

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