Wie man ein Messebudget erstellt

Der Sommer ist die ideale Jahreszeit, um eine Messe zu besuchen. Das ist jedoch leichter gesagt als getan. Die richtige Vorbereitung für den Besuch einer Messe erfordert viel Planung und vor allem eine sorgfältige Budgetierung. Wenn Sie Ihr Budget nicht sprengen möchten, müssen Sie sich hinsetzen und die Kosten sorgfältig kalkulieren. Glücklicherweise steht Ihnen unser Team bei diesem Prozess mit Rat und Tat zur Seite.

Legen Sie Ihre Messeziele fest

Warum möchten Sie eine bestimmte Messe besuchen? Diese Frage müssen Sie sich stellen, bevor Sie irgendetwas anderes tun. Und das ist nicht einfach. Ein Unternehmen kann mehrere Ziele haben, zum Beispiel:

• Potenzielle Kunden gewinnen
• Ein neues Produkt/eine neue Dienstleistung vorstellen
• Partnerschaften aufbauen
• Ihr Unternehmen einem größeren Publikum präsentieren
• Aktuelle Branchentrends erkunden
• Wertvolles Wissen erwerben
• Und so weiter.

Überlegen Sie sich genau, welche Vorteile eine Teilnahme hat und wie Ihr Unternehmen am meisten davon profitieren kann. Setzen Sie sich zwei oder maximal drei Ziele. Achten Sie darauf, dass diese messbar sind (Anzahl neuer Leads), langfristige Auswirkungen haben (starke Partnerschaften) und Ihnen potenziell Gewinn bringen (Umsatzsteigerung).

Gehen Sie bei der Planung nicht zu weit, da Sie sonst möglicherweise mehr ausgeben, als Sie sich leisten können. Die Steigerung der Markenbekanntheit, die Erhöhung des Umsatzes und die Suche nach Investoren sind großartige Ziele. Um diese zu erreichen, benötigen Sie jedoch ein Team, das die Werbung und den Ruf Ihrer Marke verwaltet, ein Team, das auf der Messe nach potenziellen Investoren Ausschau hält, und ein weiteres Team, das mit potenziellen Kunden spricht. Um Ihr Ziel zu erreichen, müssen Sie also die Hälfte Ihres Unternehmens einsetzen und Tausende für Schulungen und Vorbereitungen ausgeben. Und dabei haben wir noch nicht einmal mit den Standkosten begonnen.

Setzen Sie sich realistische Ziele und übertreiben Sie es nicht.

Schätzen Sie Ihr Messe-Budget

Im Allgemeinen hängt das Messe-Budget davon ab, ob Sie als Aussteller oder als Fachbesucher teilnehmen. Die zweite Option ist günstiger, bietet jedoch nicht so viele Möglichkeiten wie die erste.

Sehen wir uns also die einzelnen Möglichkeiten an und klären wir, was Sie dabei beachten müssen. Um Ihnen die Schätzung zu erleichtern, haben wir eine detaillierte Kostenvorlage vorbereitet. Tragen Sie dort Ihre voraussichtlichen und tatsächlichen Ausgaben ein und berechnen Sie, ob Sie Ihr Budget einhalten konnten.

Als Aussteller auf eine Messe gehen

Die Teilnahme an einer Messe als Aussteller ist nicht billig. Es gibt unzählige Dinge, die Sie bedenken müssen.

1. Kosten für die Vorbereitung einer Messe

Sobald Sie sich entscheiden, Ihr Unternehmen auf einer Messe zu präsentieren, steigen die Kosten. Die Vorbereitungskosten umfassen zwei wichtige Faktoren: Ihr Team und das Produkt/die Dienstleistung, die Sie präsentieren möchten.

Etwa 3% Ihres Budgets werden für die Schulung Ihres Personals und die Gestaltung der Werbematerialien aufgewendet. Beachten Sie, dass wir hier nur von der Gestaltung sprechen und nicht vom eigentlichen Druck. In dieser Phase müssen Sie sich mit Ihrem Marketingteam zusammensetzen und entscheiden, wie Sie Ihre Botschaft am besten an das Publikum und potenzielle Kunden vermitteln können.

Die Schulung des Teams kann ebenfalls viel Zeit in Anspruch nehmen, insbesondere wenn Ihre Mitarbeiter sich mit den beeindruckenden Funktionen Ihrer neuesten Produkte vertraut machen müssen. Denken Sie daran, dass Ihre Vertreter in der Lage sein müssen, alle Fragen Ihrer Kunden oder potenziellen Partner zu beantworten. Manchmal bedeutet dies, dass Sie externe Berater beauftragen oder Überstunden für Spezialisten aus anderen Abteilungen bezahlen müssen, um Ihr Messeteam zu schulen.

1. Standmiete

Die Standkosten machen etwa 35% Ihres Budgets aus, wobei die Miete den größten Teil davon ausmacht. Bei der Auswahl Ihres Standplatzes auf der Messe sollten Sie Folgendes berücksichtigen:

• Wie nah sind Sie an den Hauptverkehrsbereichen?
• Wer sind Ihre Nachbarn?
• Wo sind Ihre Mitbewerber positioniert?

Dann kommt die Art der Stände, die Sie mieten können. In unserem ausführlichen Artikel über die verschiedenen Standtypen erklären unsere Experten Ihre Optionen und geben Ihnen professionelle Empfehlungen.

1. Kosten für den Standbau

Diese hängen von der Art des Standes ab, den Sie nutzen möchten. Wenn Sie beispielsweise einen kleinen Stand mieten und nur ein kompaktes Podium benötigen, sind die Kosten relativ gering. Je komplexer das Design und der Stand, desto höher sind die Kosten für den Aufbau. Beachten Sie, dass Sie je nach Art Ihrer Produkte/Dienstleistungen und/oder den Vorschriften der Messeveranstalter manchmal zusätzliche Kosten für Strom, Wasser und Heizung zahlen müssen. Es ist sehr schwierig zu berechnen, wie viel Ihres Budgets für den eigentlichen Aufbau vorgesehen werden sollte. Betrachten Sie diese Kosten daher einfach als einen Posten, den Sie bei der Berechnung der anfänglichen Mietkosten berücksichtigen müssen.

1. Standbetriebskosten

Sie können bis zu 10% Ihres Budgets für Betriebskosten verwenden. Dazu können Live-Sicherheit, Reinigungsgebühren, Internetverbindung und zusätzliche Dinge gehören, die Sie möglicherweise benötigen. Verwechseln Sie diese nicht mit den Baukosten. Im ersten Fall zahlen Sie die anfängliche Einrichtungsgebühr, im zweiten Fall die Kosten für den Verbrauch während der Messe.

1. Reisekosten und Unterkunft

Überraschenderweise sind Reise- und Unterkunftskosten nicht die größten Ausgaben für eine Messe. Der Grund dafür ist einfach: Die meisten Unternehmen nutzen die Dienste von Unterkunftsvermittlern, die ihnen die besten Hotel- und Übernachtungsangebote bieten können. Einige Unternehmen haben Verträge mit bestimmten Anbietern, wodurch die Ticketkosten deutlich niedriger ausfallen. Planen Sie daher etwa 12% Ihres Gesamtbudgets für Reise und Unterkunft ein und nutzen Sie alle verfügbaren Dienste, um die Kosten niedrig zu halten, ohne dabei natürlich Abstriche bei der Qualität zu machen.

1. Personalkosten

Dieser Betrag ist am einfachsten zu berechnen, da Unternehmen interne Regeln für die Zulagen für jeden Mitarbeiter haben müssen. Halten Sie sich also einfach an die Unternehmensrichtlinien. Wenn Sie jedoch externe Spezialisten in Ihr Team aufnehmen müssen oder eigene Besucher einladen möchten, wird es etwas komplizierter. Insgesamt sollten die Personalkosten mehr als 3% Ihres Messebudgets ausmachen.

1. Versicherungskosten

Sie werden nicht glauben, wie viele Unternehmer diesen Punkt übersehen, da er optional ist. Wir raten Ihnen jedoch dringend, klug zu handeln und sicherzustellen, dass sowohl Ihre Teammitglieder als auch Ihre Exponate ausreichend versichert sind. Dinge gehen kaputt, Menschen stürzen, alles kann passieren, und Vorsicht ist besser als Nachsicht. Sie sollten bis zu 5% Ihres Gesamtbudgets dafür einplanen.

1. Kosten für die Ausstellungsstücke

Wenn Sie glauben, dass Sie lediglich Ihre Produkte in eine Kiste packen und mit ins Flugzeug nehmen müssen, liegen Sie falsch. Hier müssen Sie Folgendes berücksichtigen:

• Entwicklung und Produktion von Prototypen
• Versand empfindlicher Artikel
• Sonderausstellungsstücke – beispielsweise Blumen, Antiquitäten, Tiere

Je nach Art Ihres Unternehmens können diese Ausgaben bis zu 10% des Gesamtbudgets ausmachen.

1. Werbekosten

Nun kommen wir zu den eigentlichen Werbekosten. Hier müssen Sie die Materialien und Anzeigen erstellen, die Sie in der ersten Vorbereitungsphase entworfen haben. Darüber hinaus müssen Sie alles zur Messe transportieren. Manchmal können die Werbekosten auf 20 bis 25% steigen, im Durchschnitt liegen sie jedoch bei etwa 17%. Wenn Sie sich fragen, was so viel kosten kann, denken Sie an all die Broschüren, Werbematerialien, Banner, Werbegeschenke und kleinen Markenartikel, die manche Unternehmen vorbereiten. Wenn Sie nicht aufpassen, können Sie leicht Ihr gesamtes Budget verdoppeln.

1. Unvorhergesehene Ausgaben

Realistisch gesehen lassen sich unvorhergesehene Ausgaben nicht vermeiden. Es kommt immer etwas in letzter Minute dazwischen, und wenn Sie das nicht abdecken können, geraten Sie in Schwierigkeiten. Planen Sie 5% für Unvorhergesehenes ein und versuchen Sie, nicht über das Budget hinauszugehen.

Als Fachbesucher zu einer Messe gehen

Obwohl man als Besucher kein großes Budget benötigt, kann es dennoch teuer werden, daher sollten Sie alles sorgfältig planen. Beachten Sie Folgendes:

1. Kosten für die Messevorbereitung

Hier müssen Sie viel Zeit und Mühe in die Schulung Ihres Teams investieren. Es ist entscheidend, dass Sie über gut vorbereitete Mitarbeiter verfügen, die Ihre Unternehmensziele kennen und diese effektiv verfolgen können. Schließlich haben Sie keinen Stand und können Ihre Produkte/Dienstleistungen nicht präsentieren. Das Team, das Sie entsenden, muss Ihr Unternehmen repräsentieren und in der Lage sein, sinnvolle Partnerschaften aufzubauen.

Ein weiterer Punkt, den Sie in die Vorbereitungskosten einplanen sollten, sind mögliche Werbematerialien, die Ihr Team mitnehmen wird. Natürlich müssen Sie keine Werbebroschüren in großer Auflage drucken lassen, aber stellen Sie sicher, dass jeder genügend Visitenkarten hat. Sie können auch eine kleine Unternehmenspräsentation oder ein paar Broschüren mit Ihren neuesten Produkten und Dienstleistungen mitnehmen. Man weiß nie, wen Ihre Vertreter auf der Messe treffen werden. Sie sollten etwa 15% Ihres Budgets für die Vorbereitungsphase einplanen.

1. Reisekosten und Unterkunft

Da Sie sich nicht um einen Stand kümmern müssen, sind die größten Ausgaben die Reise- und Unterbringungskosten für Ihr Team. Um die Kosten zu minimieren, sollten Sie einen Unterkunftsvermittler beauftragen, dessen Preis-Leistungs-Verhältnis wir gar nicht hoch genug loben können. Für den Transport empfehlen wir Ihnen, etwas mehr auszugeben und Ihrem Team zusätzliches Geld für Taxifahrten oder einen Mietwagen zur Verfügung zu stellen. Etwa 50 bis 55% Ihres Messebudgets sollten hierfür vorgesehen sein.

1. Personalkosten

Wenn Sie als Fachbesucher zu einer Messe gehen, nimmt die Arbeitsbelastung nicht ab. Sie müssen an Besprechungen und Networking-Veranstaltungen teilnehmen. Die Chancen, einen potenziellen Partner oder Investor zu einem Geschäftsessen einzuladen, sind viel größer. Schließlich ist das in der Regel einer der wichtigsten Gründe, warum Sie als Besucher und nicht als Aussteller zu einer Messe gehen. Stellen Sie also sicher, dass Ihr Team über genügend Geld verfügt. In einigen Fällen können die Personalkosten auf bis zu 20% steigen, in der Regel liegen sie jedoch bei etwa 17%.

1. Versicherungskosten

Stellen Sie sicher, dass alle Mitglieder Ihres Teams ausreichend versichert sind. Überspringen Sie diesen Schritt nicht. Dies ist besonders wichtig, wenn ein externer Spezialist zu Ihrem Besuchsteam hinzukommt. Etwa 8% Ihres Budgets sollten für diese Art von Ausgaben vorgesehen sein.

1. Ungeplante Ausgaben

Auch hier gilt: Sie müssen auf Unvorhergesehenes vorbereitet sein, also reservieren Sie 5% Ihres Budgets für unerwartete Ausgaben.

Wir hoffen, dass wir Ihnen bei der Planung Ihres nächsten Messebesuchs ein wenig helfen konnten. Denken Sie daran: Solange Sie klare Geschäftsziele haben, können Sie gleichermaßen von einer Messe profitieren, unabhängig davon, ob Sie Aussteller oder Fachbesucher sind.